Normalmente no início da execução de um projeto de inovação, após a definição :

• do segmento de mercado (ou definição dos entregáveis e/ou tarefas);
• da determinação da visão / escopo do projeto;
• da identificação e análise dos stakeholders;
• da priorização dos stakeholders.

Este método / ferramenta serve para classificar os stakeholders. De uma forma geral, nós classificamos os stakeholders para atingir os seguintes objetivos:

Priorizar os stakeholders:

• Focar recursos nos stakeholders que necessitam de mais atenção.
• Garantir que os stakeholders críticos sejam gerenciados de perto.

Realizar uma comunicação personalizada:

• Desenvolver estratégias de comunicação eficazes para diferentes grupos de stakeholders.
• Garantir que as informações corretas cheguem aos stakeholders certos no momento certo.

Apoiar a gestão de riscos:

• Identificar stakeholders que possam representar riscos.
• Mitigar proativamente riscos potenciais.

Obter o engajamento dos stakeholders:

• Criar estratégias de engajamento apropriadas.
• Promover e manter o apoio dos stakeholders.

Apoiar a gestão de expectativas:

• Alinhar as expectativas dos stakeholders com os objetivos do projeto.
• Melhorar a satisfação dos stakeholders abordando suas preocupações.

Esta matriz de avaliação do engajamento de stakeholders deve ser usada para:

• aumentar o apoio ao projeto: ao identificar os stakeholders que apoiam o projeto, você pode definir um canal de comunicação que mantenha o apoio desses stakeholders. Entregue as informações mais atualizadas e solicite que eles compartilhem essas informações com outros stakeholders. Principalmente se esses stakeholders possuem grande influência na empresa e tenham credibilidade e legitimidade.
• obter conscientização e engajamento: mudanças para pessoas resistentes ou alienadas podem impactar negativamente no sucesso do projeto. Identificar esses stakeholders é importante para você definir canais de comunicação e relacionamento que aumentem a conscientização e engajamento desses stakeholders. Na matriz você define que o situação desejada é eles se tornarem neutros e apoiadores e com isso mudar a característica do stakeholder.
• converter o alienado, resistente e neutro: é uma consequência da razão anterior. Além disso, você pode manter esses stakeholders informados sobre o progresso do projeto e os resultados atingidos. Você pode também compartilhar treinamentos e os planos que possam fazer com que esses stakeholders sintam-se mais abertos a aceitar as mudanças.

Determine em que ponto da gestão de stakeholders você está, no contexto da gestão de um projeto de inovação. Normalmente, esta ferramenta é utilizada depois que os stakeholders foram identificados, analisados, priorizados e você conhece como eles estão se comportando com relação ao projeto (veja o tópico anterior sobre “quando você deveria utilizar esta ferramenta”).

1. Verificar se é a ferramenta apropriada: veja se os seus objetivos estão alinhados com o tópico “por que você deveria usar esta ferramenta”. Caso contrário, procure uma outra ferramenta. Defina os objetivos para a construção do mapa.
2. Identificar os limites, escopo e foco: responda as questões correspondentes aos limites, escopo e foco do mapa a ser desenvolvido:

• quais são os usuários do mapa e quais os seus objetivos, limitações, necessidades?
• qual a escala geográfica? (ex. local, regional, nacional, internacional)
• qual o nível de abstração? (ex. genérico, específico para um tipo de stakeholder)
• qual o nível de detalhamento? (ex. um mapa abrangente ou um conjunto de mapas com diferentes níveis e relacionados entre si)
• qual o foco? (ex. uma oferta, uma pessoa, um problema, uma empresa, um ecossistema)

3. Preparação da reunião: levantar as informações pertinentes para se identificar os stakeholders; quem deve participar da reunião;  reafirmar o objetivo de uso do mapa; e obter todo o material necessário (e ferramentas) para a construção do mapa
4. Identificar e listar os stakeholders: normalmente identificamos os stakeholders relacionados ao contexto da unidade de análise da situação atual ou da situação futura proposta na concepção de um novo sistema. Utilizando um checklist de apoio, para identificar os atores / stakeholders. Escreva o nome dos stakeholders em notas adesivas.

• material de apoio: MF.MAP0001 checklist de stakeholders
  

  Esta atividade já deveria ter sido realizada anteriormente, no início do planejamento do projeto (confira as atividades da gestão de stakeholders). Mas colocamos aqui porque há casos de projetos em andamento, que você precisa engajar os stakeholders e que essa identificação não foi realizada. Você ficará surpreso quando observar quem são os possíveis stakeholders..

5. Levantar o nível de engajamento atual: conversar com os stakeholders, entender a situação. Se não for possível ter um contato com stakeholders externos, definir um valor do engajamento atual a ser posteriormente avaliado.
6. Definir o nível de engajamento desejado: em consenso com o time de desenvolvimento do projeto, definir qual o nível de engajamento desejado para cada um dos stakeholders.
7. Analisar a matriz e definir ações de engajamento: o time deve discutir quais ações (e canais de comunicação associados) para se manter e/ou obter o nível de engajamento desejado.

• no momento de definir as ações de engajamento, é bom utilizar outros métodos de análise de stakeholders, que definam, por exemplo, o poder, legitimidade, urgência e interesse dos stakeholders no projeto (como por exemplo o mapa de stakeholders: matriz 2 x 2; porém  há outras ferramentas).
• geralmente, o interesse está relacionado com o nível de engajamento. Um stakeholders com interesse elevado, provavelmente, estará ciente do projeto e seu nível de engajamento será o de apoiador ou líder.
• os stakeholders com o nível de engajamento “não informado” não devem ter interesse, pois nem sabem da existência do projeto.
• os stakeholders com o nível “neutro” também podem não ter interesse. Mas se eles tiverem poder, precisam ser mantidos satisfeitos.
• já o stakeholders resistentes, podem ter um interesse elevado para sabotar e boicotar o projeto. Se eles tiverem poder, precisam ser envolvidos com muito cuidado.
• verifique as atividades de engajamento de stakeholders apresentadas na abordagem de gestão dos stakeholders.
• é importante que você tome alguma ação baseada na análise da matriz

• MF.MAP0001 checklist de stakeholders: este checklist lista possíveis stakeholders para você se inspirar ao identificar os stakeholders
• MF.MAP0013 matriz de stakeholders: esta matriz é uma planilha em Excel, cuja aba “matriz engajamento” permite que você registre os stakeholders nas linhas e indique em cada uma das colunas relacionadas com o engajamento, se este engajamento é o atual, desejado ou atual e desejado.
• A ferramenta Stakeholder Engagement SuccessBLOC da Totango permite você realizar um planejamento de como envolver os stakeholders.
• Checklist de canais de relacionamento, que podem ser usados na definição de ações de engajamento

Os dois links a seguir apresentam ferramentas para apoiar a confecção da matriz de avaliação do engajamento dos stakeholders. Poderia ficar no tópico anterior (material de apoio). No entanto, por também apresentarem a teoria, colocamos neste tópico. 

https://monday.com/blog/project-management/stakeholders-engagement-assessment-matrix/

https://www.totango.com/marketplace/stakeholder-engagement

PMI (2017). PMBoK Guide – A guide to the project Management body of knowledge. 6th. ed. Project Management Institute, Inc. Newtown Square, PA.