O catchball é particularmente útil em situações que exigem alto grau de alinhamento e integração entre os níveis hierárquicos e as áreas funcionais da organização. Alguns momentos-chave em que sua aplicação é recomendada incluem:

• Definição de Metas Estratégicas: Quando as metas corporativas precisam ser desdobradas em objetivos concretos para equipes e departamentos, garantindo que todos compreendam e internalizem as direções estratégicas da empresa.
• Planejamento Anual e Ciclos Estratégicos: Durante a transição entre ciclos estratégicos, para conectar os objetivos de longo prazo com os planos operacionais anuais, promovendo continuidade e clareza.
• Criação ou Revisão de Planos de Ação: Para avaliar a viabilidade prática de estratégias, integrando a perspectiva de diferentes áreas funcionais e ajustando as ações conforme necessário.
• Introdução de Novos Projetos ou Iniciativas: Especialmente em projetos interdepartamentais, onde é essencial o consenso e a colaboração para garantir o sucesso das implementações.
• Situações de Mudança Organizacional: Como reestruturações ou adoção de novos modelos de negócios, para engajar os colaboradores e reduzir resistências.
• Resolução de Problemas Complexos: Quando decisões precisam ser tomadas com base em múltiplas perspectivas e em um ambiente de consenso, como na implementação de melhorias contínuas.

Ao ser utilizado nesses momentos, o catchball não apenas garante o alinhamento, mas também reduz lacunas na comunicação, amplia o engajamento e aumenta a probabilidade de sucesso na execução estratégica.

O catchball oferece uma série de benefícios que justificam sua aplicação em organizações, especialmente em contextos de gestão estratégica e execução de metas. Entre as principais razões para usar essa prática, destacam-se:

• Alinhamento Estratégico: O catchball garante que os objetivos da alta gerência sejam compreendidos, refinados e conectados às atividades operacionais, reduzindo discrepâncias entre estratégia e execução.
• Engajamento e Comprometimento: Ao envolver colaboradores de diferentes níveis no processo de construção e validação de metas, a prática promove senso de pertencimento e responsabilidade compartilhada, aumentando o engajamento com os resultados.
• Integração Multifuncional: Por ser um processo colaborativo, o catchball facilita a comunicação e o alinhamento entre diferentes departamentos e áreas funcionais, melhorando a coesão organizacional.
• Identificação e Mitigação de Riscos: A troca contínua de feedback permite identificar barreiras potenciais na execução das estratégias e ajustar as ações antes de que problemas maiores surjam.
• Cultura de Melhoria Contínua: O caráter iterativo do catchball reflete o princípio do aprendizado organizacional, incentivando revisões constantes e melhorias incrementais nas estratégias e processos.
• Viabilidade de Planos: Ao incorporar as perspectivas operacionais no planejamento estratégico, a prática aumenta a chance de que os planos sejam realistas e alinhados às capacidades e limitações da organização.

Esses benefícios tornam o catchball uma ferramenta essencial para organizações que desejam implementar estratégias de maneira eficaz, promovendo alinhamento, colaboração e engajamento em todos os níveis hierárquicos.

O catchball é guiado por um conjunto de princípios que sustentam sua eficácia como prática colaborativa. Esses princípios garantem que o processo promova alinhamento, engajamento e melhorias contínuas, seja no contexto do Hoshin Kanri ou fora dele. A seguir, destacam-se os principais:

• Comunicação bidirecional e multidimensional: O catchball baseia-se em trocas constantes de informações entre os níveis hierárquicos (top-down e bottom-up) e áreas funcionais (horizontais). Essa comunicação permite que ideias, metas e estratégias sejam ajustadas e validadas por todas as partes envolvidas.
• Construção de consenso: Um dos pilares do catchball é alcançar consenso entre os participantes. Isso é feito por meio de múltiplas iterações de feedback e ajustes, garantindo que todos estejam alinhados e comprometidos com os objetivos estabelecidos.
• Engajamento e participação ativa: O processo envolve ativamente colaboradores de diferentes níveis e áreas. Todos têm a oportunidade de contribuir com suas perspectivas e experiências, o que promove senso de pertencimento e corresponsabilidade.
• Iteratividade e melhoria contínua: O catchball é inerentemente iterativo. As estratégias e ações são refinadas em ciclos contínuos, incorporando aprendizados e ajustes para assegurar sua relevância e viabilidade.
• Foco em alinhamento e clareza: O objetivo central do catchball é alinhar os objetivos estratégicos às ações operacionais, garantindo que todos compreendam claramente como suas atividades contribuem para o sucesso da organização.
• Abertura para feedback: O processo valoriza o feedback como elemento fundamental. A troca de ideias é realizada em um ambiente colaborativo, onde críticas e sugestões são vistas como oportunidades de melhoria, e não como obstáculos.
• Responsabilidade compartilhada: Ao participar do catchball, os colaboradores se tornam corresponsáveis pelas decisões e ações acordadas. Esse princípio incentiva a execução comprometida das metas e estratégias.
• Integração multifuncional: O catchball promove a colaboração entre diferentes departamentos ou áreas da organização, garantindo que perspectivas diversas sejam integradas no planejamento e execução.

As etapas descritas a seguir são baseadas em Rabelo  (2024) e Toneva  (2024) e incluem tanto aspectos culturais quanto operacionais.

• Definição do escopo e da estrutura do processo
  • Determine quais áreas ou iniciativas utilizarão o catchball e como ele será integrado aos processos existentes.
  • Defina a estrutura mais adequada, seja por meio de reuniões de equipe, discussões individuais ou ambas, dependendo do contexto organizacional.
• Garantir inclusão e participação ativa
  • Identifique todos que podem agregar valor ao processo e certifique-se de que tenham a oportunidade de participar.
  • Prepare os líderes para facilitar o processo de forma imparcial e assegurar que todas as vozes sejam ouvidas.
• Tempo e recursos para reflexão e feedback
  • Certifique-se de que os participantes tenham tempo suficiente para avaliar planos, fornecer feedback e propor ajustes antes de passar a bola.
  • Evite pressões que comprometam a qualidade das contribuições.
• Estabelecimento de responsabilidades
  • Garanta que os participantes entendam sua responsabilidade não apenas de contribuir, mas de implementar as ações e ideias aceitas pelo grupo.
  • Isso reduz a tendência de “desviar da bola” e reforça o compromisso com os resultados.
• Monitoramento e avaliação contínua
  • Avalie regularmente o processo para identificar áreas de sucesso e oportunidades de melhoria.
  • Utilize indicadores simples para medir o progresso e o engajamento, e faça ajustes com base nas lições aprendidas.
• Iteração e adaptação
  • Permita múltiplas iterações de catchball, ajustando o processo conforme necessário para garantir alinhamento e viabilidade das estratégias.
  • Adapte o formato para atender às necessidades específicas de diferentes equipes ou projetos.

Integrar o catchball ao Hoshin Kanri utilizando a Matriz X requer uma abordagem que assegure o alinhamento estratégico e a participação ativa de todos os níveis hierárquicos. Ao seguir essas etapas, a organização assegura que o catchball e a Matriz X trabalhem em sinergia, promovendo um ambiente de colaboração, alinhamento e melhoria contínua.

A seguir, são apresentadas as etapas recomendadas para essa implementação:

1. Definição da visão e objetivos de longo prazo: A alta administração estabelece a direção estratégica da organização, identificando objetivos a serem alcançados nos próximos 3 a 5 anos. Esses objetivos servirão como base para o desdobramento estratégico.
2. Elaboração da matriz X: Desenvolva a Matriz X para correlacionar os objetivos de longo prazo com estratégias anuais, projetos de melhoria, métricas e responsáveis. Essa matriz facilita a visualização do alinhamento entre metas estratégicas e ações operacionais.
3. Início do processo de catchball: Compartilhe a Matriz X com os níveis hierárquicos inferiores, promovendo discussões onde as equipes podem fornecer feedback, sugerir ajustes e identificar possíveis barreiras ou necessidades de recursos. Essa troca bidirecional assegura que as estratégias sejam realistas e exequíveis.
4. Refinamento e consolidação: Com base no feedback recebido, ajuste os objetivos e planos de ação na Matriz X. Essa etapa pode envolver múltiplas iterações de catchball até que haja consenso e clareza sobre as metas e responsabilidades.
5. Desdobramento para níveis operacionais: Após a consolidação, as lideranças de cada área desdobram os objetivos e planos para suas equipes, assegurando que cada membro compreenda seu papel na execução da estratégia. O catchball continua sendo utilizado para ajustar detalhes operacionais e garantir o alinhamento.
6. Implementação e monitoramento: Com os planos em ação, estabeleça mecanismos de acompanhamento contínuo, utilizando indicadores definidos na Matriz X. Reuniões regulares e ciclos de catchball são essenciais para monitorar o progresso e realizar ajustes conforme necessário.
7. Revisão e aprendizado: Ao final de cada ciclo estratégico, conduza uma revisão abrangente para avaliar os resultados alcançados, identificar lições aprendidas e ajustar a estratégia para ciclos futuros. O catchball desempenha um papel crucial ao coletar insights de todos os níveis da organização.

Os princípios do catchball (apresentados anteriormente) podem ser adaptados para contextos fora do Hoshin Kanri, aproveitando sua flexibilidade e utilidade em situações que exigem colaboração e alinhamento estratégico com a execução das estratégias. Alguns exemplos dessas aplicações são:

• Iniciativas de melhoria contínua: O catchball pode ser utilizado para envolver equipes em iniciativas de melhoria contínua, como no Lean ou no Kaizen. As equipes podem sugerir melhorias operacionais, discutir viabilidade e alinhar ações sem necessariamente estar ligadas a um planejamento estratégico formal.
• Gestão de projetos: Na gestão de projetos, o catchball pode facilitar o alinhamento de expectativas e metas entre diferentes stakeholders, garantindo que todos compreendam suas responsabilidades e contribuam para o planejamento e execução. Esta prática traz aspectos da gestão ágil de feedback e alinhamento para a gestão preditiva (tradicional) de projetos.
• Definição de indicadores e metas: Fora do Hoshin Kanri, o catchball pode ser usado para validar indicadores de desempenho (KPIs), metas departamentais e a definição de “resultados chave” (KR – key results) por quem vai executar as ações / projetos alinhados com o planejamento estratégico, dentro do contexto do OKR. A troca iterativa ajuda a ajustar metas para que sejam desafiadoras, mas realistas.

• Resolução de conflitos e tomada de decisão: Em situações de conflito ou decisões complexas, o catchball pode ser empregado para engajar múltiplos níveis ou departamentos em discussões estruturadas, promovendo consenso.
• Cocriação de soluções: O catchball pode ser usado para integrar insights de diferentes áreas ou níveis hierárquicos na cocriação de novos produtos, processos ou políticas organizacionais.

• Comprometimento da liderança: A liderança deve estar disposta a ouvir e considerar as contribuições de todos os níveis hierárquicos de forma imparcial e assegurando que todas as vozes sejam ouvidas. Isso inclui criar um ambiente de abertura e garantir que o feedback seja levado a sério, além de proporcionar os recursos necessários para o sucesso do processo.
• Ambiente de confiança e segurança psicológica: É essencial que os colaboradores sintam-se à vontade para expressar ideias, críticas e sugestões sem medo de represálias. Um ambiente seguro promove a aceitação da responsabilidade pelas ideias propostas. Evite pressões que comprometam a qualidade das contribuições.
• Cultura de colaboração e equipe: Incentivar o espírito de time, destacando que todos têm um papel fundamental na consecução das metas da organização, ajuda a criar engajamento e apoio mútuo.
• Compromisso com o processo: O catchball só será eficaz se houver um compromisso real com o diálogo e o feedback em todos os níveis organizacionais. Isso inclui a liderança, que deve criar um ambiente que favoreça a participação.
• Capacitação e treinamento: Líderes e equipes devem ser treinados sobre como participar do catchball, incluindo habilidades de comunicação, escuta ativa e resolução de conflitos.
• Abertura para aprender e ajustar: A prática depende de uma mentalidade que valorize o aprendizado e a disposição para ajustar planos e estratégias com base no feedback recebido.
• Inclusão e diversidade de perspectivas: É essencial que todas as pessoas relevantes para o processo tenham a oportunidade de contribuir, independentemente de sua posição na hierarquia.
• Clareza de propósito e metas: Antes de iniciar o catchball, a organização deve estabelecer objetivos claros e garantir que todos entendam o propósito do processo e como ele se conecta à estratégia maior da empresa. Defina a estrutura mais adequada, seja por meio de reuniões de equipe, discussões individuais ou ambas, dependendo do contexto organizacional.
• Alinhamento às necessidades do contexto: O catchball deve ser adaptado ao propósito específico da organização ou projeto, seja no Hoshin Kanri, seja em aplicações mais informais ou operacionais.

• Estabeleça objetivos apropriados
  Antes de iniciar o catchball, defina metas específicas para o processo, e assegure que todos os participantes as compreendam.
• Integração com outras práticas 
  • Para discussões estratégicas: utilize ferramentas estruturadas como a Matriz X (no Hoshin Kanri).
  • Para iniciativas operacionais: adote formatos mais informais, como reuniões de equipe.
  • Considere aplicar em conjunto com o OKR
• Garanta tempo e recursos suficientes
  • Certifique-se de que os participantes tenham tempo adequado para refletir sobre as questões antes de fornecer feedback.
  • Disponibilize informações e dados necessários para que eles possam contribuir de forma embasada.
• Facilite a participação igualitária
  • Evite que pessoas ou áreas dominem as discussões.
  • Utilize moderadores ou facilitadores para equilibrar a participação.
• Crie um ambiente seguro
  • Promova uma cultura de segurança psicológica, onde ideias podem ser compartilhadas sem medo de represálias.
  • Encoraje sugestões, mesmo que pequenas, e valorize as contribuições.
  • Garanta que os participantes entendam sua responsabilidade não apenas de contribuir, mas de implementar as ações e ideias aceitas pelo grupo.
• Valorize o feedback
  Garanta que o feedback recebido seja analisado e incorporado aos planos de ação, demonstrando aos participantes que suas opiniões são levadas em consideração.

• Evite a superficialidade
  Certifique-se de que o catchball não se transforme em um ritual vazio ou simbólico, mas que resulte em decisões e ajustes relevantes.
• Monitore o engajamento
  • Acompanhe continuamente o nível de participação dos colaboradores. Um engajamento fraco pode indicar falhas no processo ou na comunicação.
  • Avalie regularmente o processo para identificar áreas de sucesso e oportunidades de melhoria.
• Adapte à situação
  • Fora do Hoshin Kanri, considere a ausência de ferramentas como a Matriz X e planeje formas de garantir clareza e alinhamento.
  • Em contextos operacionais, ajuste o catchball para tratar de metas mais imediatas e práticas.
  • Permita múltiplas iterações de catchball, ajustando o processo conforme necessário para garantir alinhamento e viabilidade das estratégias.
• Evite sobrecargas
  • Não exija participação de pessoas que não têm contexto ou capacidade de contribuir.
  • Mantenha o processo eficiente e evite que ele consuma recursos desnecessários.
• Foco na viabilidade
  • Avalie as ideias propostas com base em sua aplicabilidade e impacto real.
  • Priorize ações que estejam alinhadas com os objetivos organizacionais e os recursos disponíveis.

Partimos da seção da flexM4i sobre a Matriz X (Hoshin Kanri), que foi criada com base em 10 referências, pois o catchball é parte essencial da aplicação dessa matriz. Após a leitura e anotações das referências desta seção, alimentamos todo este material para a versão 4o do chatGPT.

O autor humano definiu o sumário desta seção e os tópicos foram sendo gerados pelo chatGPT um a um. Os prompts para a criação de cada tópico desta seção foram bem detalhados, com a solicitação explícita que a geração do texto deveria ser baseada nas referências.

Mesmo assim, todos tiveram de ser corrigidos mais de uma vez, com base nas críticas do autor humano. Foram realizadas 25 iterações, com aproximadamente 6 horas de trabalho. Muitas vezes, as referências foram revisadas.

Após a obtenção de uma versão completa, com todos os tópicos gerados, o autor humano editou diversos pontos. Em seguida, todo o conteúdo da seção foi inseridos no chatGPT para que ele levantasse pontos de melhoria, avaliasse redundâncias e que ele verificasse novamente a coerência do resultado com as fontes originais. No entanto, não foi solicitado para que ele gerasse uma nova versão, mas que listasse cada um dos pontos de inconsistência. O autor humano analisou cada um dos pontos levantados, decidindo se deveria considerar, atualizar ou ainda debater com o chatGPT. 

A versão final foi mais uma vez revisada pelo autor humano.

Iwagase, L.O. & Rozenfeld, H. (2024). Matriz X (Hoshin Kanri). Disponível em: https://flexmethod4innovation.com/pratica/matriz-x/  Recuperado em 12/12/2024

Rabelo, Guilherme (2024). Catchball: o que é, como funciona e como implementar. Disponível em: https://www.siteware.com.br/blog/metodologias/catchball/ Recuperado em 12/12/2024

Tennant, C., & Roberts, P. (2001). Hoshin Kanri: Implementing the catchball process. Long Range Planning, 34(3), 287–308. https://doi.org/10.1016/S0024-6301(01)00039-5

Toneva, Michaela (2024). O que é o Catchball Hoshin Kanri? Disponível em:https://businessmap.io/pt/gestao-lean/hoshin-kanri-pt/o-que-e-o-catchball Recuperado em 12/12/2024