O acrônimo GUT significa Gravidade, Urgência e Tendência, que são critérios para determinar o que realmente é prioridade. 

1) Gravidade (G)

Gravidade representa a intensidade e profundidade dos danos que o problema pode gerar se não for resolvido. 

É comum que esse critério seja medido de forma quantitativa, como prejuízos financeiros e de outros recursos, horas de trabalho e materiais.

2) Urgência (U)

Urgência representa o tempo para que as consequências e resultados negativos surgirem se o problema não for resolvido.

O problema é de fato urgente quando seu prazo é inegociável. A tendência é que prazos com clientes, órgãos públicos e parceiros sejam mais rígidos, por outro lado clientes internos são mais flexíveis. Cabe avaliar quando pode ser feita uma negociação para ajuste de prazo e quando vale a pena a correria. 

3) Tendência (T)

Tendência representa o desenvolvimento, isto é, o potencial de crescimento que o problema tem se não for resolvido. 

Não temos bola de cristal para prever o futuro, mas a intenção é mensurar se existe uma tendência de crescimento rápido do problema ou devagar, ou ainda uma tendência a se manter estável.

Segundo seus criadores, “pode ser usado em qualquer situação, sobre qualquer conteúdo, por um indivíduo ou por um grupo em busca de um objetivo comum” (Kepner; Tregoe, 1981). Como, por exemplo, durante um processo decisório racional:

• Na gestão de atividades de um projeto
• Na escolha de problemas a serem trabalhados em um produto
• Em ações estratégicas da empresa
• Na avaliação de riscos

De modo geral, na priorização de eventos, problemas e estratégias.

• Tem design modular, permite empregabilidade em qualquer modelo de gestão, e inclusive é aplicável a vida pessoal;
• Gestão à vista facilita a compreensão e colaboração dos colaboradores;
• Quando usado em time promove mais eficiência dando uma linguagem e abordagens comuns para compartilharem;
• Evita dar mais importância a aquilo que é da sua área, criando uma visão compartilhada do peso, isto é, do valor e impacto do problema;
• Analisa com a visão do ambiente interno e externo da organização;
• Faz uma avaliação quantitativa de cada problema;
• Hierarquiza os riscos e consequências de cada item de modo claro e objetivo;
• É útil tanto para evitar que os itens se agravem quanto para explicar para as pessoas a razão por trás da priorização;
• Evita tomadas de decisões aleatórias;
• Evita que sejam priorizadas apenas atividades com base na urgência, ajudando a fugir do ato de apenas “apagar incêndios”

Você pode usar uma folha de papel, um quadro ou uma ferramenta virtual, como, por exemplo, o Excel. Caso deseje, pode usar o modelo abaixo.

Tabela 1  (741)- Matriz GUT. Fonte: adaptado de Meireles (2001)

Passo 1: Listagem dos itens
Para começar, liste os itens na primeira coluna (Item). Podem ser eventos, problemas ou estratégias. Faça uma descrição clara e específica sobre o que se trata de fato cada um deles. É preciso garantir que antes de prosseguir, os itens sejam autoexplicativos, sucintos e completos.

Passo 2:  Definição da Gravidade, Urgência e Tendência (GUT)
Atribua um valor correspondente com os critérios GUT, nas colunas 2, 3 e 4 (G, U e T). Para tal, considere a escala de 1 a 5, em que 1 representa a menor intensidade do critério e 5, a maior:

Gravidade (G)

Tabela 2 (742) – Escala de Gravidade. Fonte: adaptado de Meireles (2001) e Patel

Urgência (U)

Tabela 3 (743) – Escala de Urgência.Fonte: adaptado de Meireles (2001) e Patel

Tendência (T)

Tabela 4 (744) – Escala de Tendência. Fonte: adaptado de Meireles (2001) e Patel

Passo 3: Cálculo GUT
Multiplique os valores de cada critério (G x U x T) na coluna 5.

Passo 4: Classificação dos itens

Com o resultado, ordene sua prioridade na última coluna (Prioridade) atribuindo as primeiras colocações para os valores maiores. Se estiver usando a ferramenta Excel, é facilmente possível classificar do menor para o menor. Desse modo, irá criar um ranking.

Passo 5: Conclusão

O resultado da matriz GUT é o que guiará a ordem que tratará os itens. Para isso, é aconselhável transformar esses dados em um plano de ação, definindo quem serão os responsáveis por cada item, como deverão ser conduzidos e o prazo para conclusão.

• Urgente x Importante x Prioritário: Urgente é diferente de importante que, por sua vez, é diferente de prioritário. Urgência se relaciona ao tempo para execução e prazo para conclusão; importância é dada pelo  valor que algo agregará; prioridade envolve ambos. Isto é, as coisas importantes e com menor prazo, são tidas como prioritárias.

• Liste os itens com atenção: Observe se o item listado representa uma única ideia ou problema. Se possui um “e” pode ser um sinal de que contemple mais de uma. Os itens devem ser divididos em suas partes componentes para estabelecer prioridades sensatas. Atenha-se especialmente a problemas complexos, normalmente estes podem ser quebrados em problemas menores. 

• Coloque na lista somente o que vale a pena: Muitos serão os problemas que virão à mente ou estarão à sua espera ou do seu time para resolvê-los, porém se não há dúvidas de que é algo que não deve ser trabalhado agora, não inclua. Deixe de lado até um momento futuro apropriado. Não gaste energia priorizando 50 itens quando são válidos apenas 10 deles. 

• Gravidade em 3 tempos: Vale lembrar que você deve mapear os impactos da não resolução em curto, médio e longo prazo, analisando com cuidado para não negligenciar os efeitos da decisão.

• Use sabiamente: Embora a ferramenta possa ser usada em diversas situações, recomenda-se usar para os  problemas mais críticos. Caso contrário será muito trabalho para algo que não necessita. Seria como “matar uma formiga com um fuzil”. Salve energia para outras tarefas!

• O ciclo PDCA: o ciclo PDCA de melhoria contínua tem as fases de planejar (Plan); executar/ realizar / desenvolver (Do); verificar (Check) e agir / corrigir (ACt). No planejar, temos de escolher o que vamos fazer, ou seja decidir qual a ação que iremos submeter no ciclo PDCA. É neste ponto que a matriz GUT entra para priorização de qual ação 
• SWOT: a ferramenta SWOT (Strengths – Forças; Weaknesses – Fraquezas; Opportunities – Oportunidades; e Threats – Ameaças) pode fazer proveito da matriz GUT, quando surgirem muitas alternativas e você precisar priorizar qual vai se considerada inicialmente no planejamento estratégico ou em planos de ação operacionais.
• Com as ferramentas de análise da causa raiz (RCA): após a definição da causa raiz, recomendações e determinação das ações, a matriz GUT serve para priorizar as ações (veja a lista de possíveis ferramentas no link indicado da RCA)
• Associe com a gestão de riscos: Caso a solução não seja identificada imediatamente, planeje de forma ágil quais os riscos associados e veja se não pode aplicar alguma ferramenta da gestão de riscos para mitigar os efeitos, levantar controles que os evitem ou outras ações para eliminá-los.

Método Kepner-Tregoe: é um método estruturado de gestão racional dividido em quatro partes:

• avaliação da situação;
• análise de problemas (que inclui a análise de causa-efeito);
• análise de decisão (tomada de decisão) e
• análise de problemas e oportunidades potenciais (futuro). 

Este método é bem antigo (da década de 1950) e vem sendo atualizado pela consultoria Kepner-Tregoe. É conhecido também como método de resolução de problemas e tomada de decisão ou particularmente de método K-T. Os autores deste método propuseram essa matriz, sem chamá-la, no entanto, de matriz GUT.

O blog do Klick pages apresenta um exemplo de aplicação prática para um e-commerce. 

A consultoria de marketing digital Neilpatel traz outro exemplo, na área de marketing e a Treasy, em finanças.

Neste artigo, você confere um caso prático da aplicação da matriz GUT na priorização de tarefas administrativas do setor financeiro de uma empresa de distribuição de bebidas. Ele está referenciado no final desta seção (Zarpelam & Silva, 2020).

Kepner, C. H., & Tregoe, B. B. (2013). The new rational manager: An updated version for a new world. Kepner-Tregoe, Inc., Princeton, New Jersey

Meireles, Manuel (2001). Ferramentas Administrativas para identificar, observar e analisar problemas: Organizações com foco no cliente. Editora Arte & Ciência, 51–58.  

Araújo, Andrezza (2020). Quando tudo é prioridade, nada é prioridade… LinkedIn. https://www.linkedin.com/pulse/quando-tudo-%C3%A9-prioridade-nada-andreza-araujo/ Acesso em 09/08/22

Patel, Neil. Matriz GUT: O Que é, Como Aplicar na Prática e Exemplo Preenchido. https://neilpatel.com/br/blog/matriz-gut/ Acesso em 26/07/22. 

Camargo, Renata Freitas de (2018). Como fazer a Matriz GUT para a resolução de problemas? Conheça a Matriz de Prioridades. https://www.treasy.com.br/blog/matriz-gut/ Acesso em 26/07/22.

Zarpelam, J. B., & Silva, M. P. D. (2020). Aplicação de matriz GUT na priorização de tarefas no setor financeiro de uma empresa de bebidas. https://aprepro.org.br/conbrepro/2020/anais/arquivos/09212020_180920_5f69186009ed4.pdf Acesso em 26/07/22.