As lições aprendidas fazem parte do ciclo da gestão do conhecimento e sua eficácia depende de como são transformadas em conhecimento organizacional reutilizável. Para isso, elas percorrem três etapas essenciais:

• Revisão: A equipe revisa os processos, práticas e resultados, analisando o que aconteceu durante o período de trabalho. Essa revisão pode abranger tanto aspectos técnicos quanto interações entre pessoas e ferramentas utilizadas.
• Aprendizado: A equipe extrai insights e conhecimentos a partir da revisão, identificando causas-raiz dos sucessos e falhas. O foco é compreender o que pode ser mantido, ajustado ou melhorado.
• Melhoria contínua: Os aprendizados são traduzidos em ações concretas para otimizar processos, ferramentas e comportamentos no futuro. Isso garante que as mudanças sejam sustentáveis e aplicadas de forma evolutiva.

Apenas revisar e aprender não gera impacto se as lições não forem aplicadas em novas iniciativas e projetos.

O objetivo deve ser converter aprendizado em mudança real, garantindo que as melhorias sejam sustentáveis e evolutivas.

Além disso, a melhoria contínua não se resume apenas a implementar ajustes no presente, mas também a evitar a reincidência de erros do passado.

As etapas listadas acima relacionam-se com os quatro modos de conversão do conhecimento da Espiral do Conhecimento de Nonaka & Takeuchi (1995):

• Socialização: Compartilhamento informal de aprendizados entre equipes.
• Externalização: Transformação do conhecimento tácito (experiências individuais) em explícito (documentado).
• Combinação: Integração de diferentes aprendizados documentados para gerar novos conhecimentos organizacionais.
• Internalização: Aplicação prática das lições aprendidas, tornando-as parte da rotina da equipe e do repertório individual..

Além de estar inserida na gestão do conhecimento, a prática de lições aprendidas é essencial para capturar, documentar e reutilizar insights derivados da prática organizacional, garantindo que o conhecimento adquirido seja acessível no momento certo e aplicado de forma eficaz.

O aprendizado organizacional pode ocorrer de duas formas complementares:

• Aprendizado top-down: Quando a gestão define quais conhecimentos são essenciais para a organização e estabelece mecanismos formais para disseminação, como treinamentos, normas e manuais.
• Aprendizado bottom-up: Quando o conhecimento emerge das experiências cotidianas das equipes, capturando insights práticos adquiridos durante a execução do trabalho.

As lições aprendidas estão diretamente ligadas ao aprendizado bottom-up, pois derivam da prática real e precisam ser documentadas e compartilhadas para se tornarem reutilizáveis dentro da organização.

O grande desafio não está apenas em aprender, mas em garantir que o conhecimento adquirido seja acessível no momento certo e aplicado em larga escala.

Sem um sistema estruturado para captura e recuperação, há o risco de que esse aprendizado fique restrito a indivíduos ou equipes, dificultando sua disseminação e impacto organizacional.

Tecnologias como inteligência artificial generativa ajudam a simplificar esse processo, tornando a recuperação do conhecimento mais eficiente e contextualizada.

Muitas organizações reconhecem a importância das lições aprendidas, mas enfrentam dificuldades em transformar esse conhecimento em um ativo útil. Alguns erros comuns incluem:

• Falta de registro estruturado: Lições aprendidas não são documentadas de forma organizada, tornando difícil sua recuperação e reutilização.
• Foco excessivo em problemas e culpabilização: Em vez de identificar oportunidades de melhoria, algumas equipes usam a análise para encontrar responsáveis por falhas, criando um ambiente defensivo.
• Ausência de ação prática: Muitas lições aprendidas são discutidas, mas não resultam em mudanças concretas no trabalho da equipe.
• Acesso difícil ao conhecimento: Se os aprendizados ficam armazenados em documentos extensos e pouco acessíveis, a equipe não os consulta na prática.
• Desconexão entre aprendizado e planejamento: Lições aprendidas devem ser incorporadas ao planejamento e à execução de novos ciclos de trabalho, garantindo que o conhecimento seja aplicado de maneira útil.

Para que as lições aprendidas sejam realmente eficazes, elas devem ser registradas, acessíveis e aplicáveis, alimentando um ciclo contínuo de melhoria dentro da organização.

As lições aprendidas são tradicionalmente documentadas no final de um projeto ou ciclo, mas sua aplicação deve ocorrer ao longo de todo o processo para maximizar o impacto. Alguns momentos estratégicos incluem:

• Planejamento inicial: Reutilizar aprendizados de projetos e operações anteriores para antecipar riscos, definir abordagens mais eficientes e otimizar fluxos de trabalho (*1).
• Durante a execução: Aplicar feedback contínuo para corrigir falhas rapidamente em projetos e processos operacionais, evitando que problemas se tornem recorrentes (*1).
• Após eventos críticos: Realizar revisões sempre que houver incidentes significativos, falhas operacionais, mudanças estratégicas ou desafios inesperados (*2).
• Encerramento de ciclos: Registrar e consolidar aprendizados ao final de uma Sprint, fase de projeto, revisão operacional ou outro marco organizacional relevante (*2).

(*1) Esses momentos servem para praticar a internalização de conhecimentos.
(*2) Esses momentos servem para praticar a socialização, externalização e combinação de conhecimentos.

As lições aprendidas são essenciais em diversas abordagens de gestão e podem ser aplicadas em diferentes domínios:

Ciclo de Vida do Projeto:

• Planejamento: Incorporar experiências passadas para definir melhores estratégias e prevenir riscos previsíveis.
• Execução: Ajustar processos e decisões com base em aprendizados contínuos.
• Encerramento: Formalizar e documentar as principais lições para uso futuro.

Metodologias de Gestão de Projetos:

• Abordagens preditivas (PMBOK, PRINCE2): Lições aprendidas são formalmente documentadas no encerramento do projeto e muitas vezes armazenadas em repositórios de conhecimento organizacional.
• Abordagens ágeis (Scrum, SAFe, Kanban): Aprendizados são revisados iterativamente, especialmente em eventos como retrospectivas e reuniões de feedback contínuo.

Inovação e Melhoria Contínua: 

• Desenvolvimento de produtos: Aprender com experimentos, testes de mercado e interações com usuários para refinar soluções.
• Operações e processos: Aplicar melhorias em fluxos de trabalho baseadas em erros e boas práticas identificadas anteriormente.
• Cultura organizacional: Criar um ambiente que valorize a aprendizagem contínua e a troca de conhecimento entre equipes.

A coleta de lições aprendidas pode ocorrer de maneira estruturada ou não estruturada. Ela pode ser realizada por meio de revisões pós-ação, reuniões retrospectivas ou avaliações de treinamentos. Esse processo pode acontecer em diferentes níveis:

• Individual – Captura de insights pessoais sobre atividades realizadas.
• Comunidade – Compartilhamento dentro de equipes e grupos de trabalho.
• Organização – Formalização e disseminação para toda a empresa.

O primeiro passo para capturar as lições aprendidas é reservar um tempo para refletir sobre o que ocorreu. Esse momento deve ser conduzido de forma estruturada, idealmente em workshops facilitados, garantindo um ambiente seguro onde todos possam contribuir sem receio de atribuição de culpa.

Após a coleta, as lições aprendidas devem ser verificadas antes de serem disseminadas. Esse processo envolve especialistas na área ou pesquisas adicionais para garantir que as lições são:

• Válidas – Baseadas em evidências concretas.
• Aplicáveis – Relevantes para futuras operações e projetos.
• Significativas – Justificam o esforço de documentação e disseminação.

A verificação segue critérios predefinidos e pode incluir análises qualitativas ou quantitativas para garantir que as lições aprendidas tenham impacto organizacional.

O registro de pequenas observações sem impacto organizacional pode gerar um excesso de informações irrelevantes, dificultando a recuperação de conhecimentos realmente aplicáveis.

Portanto, é essencial que as lições aprendidas sejam analisadas quanto ao seu valor antes de serem documentadas e disseminadas.

Uma vez validadas, as lições aprendidas são armazenadas de forma acessível e estruturada para facilitar sua recuperação. O armazenamento pode envolver:

• Categorização – Indexação por tema, equipe, projeto ou desafio.
• Formatação – Documentação em formatos que facilitem a busca e consulta.
• Estruturação – Inserção em bancos de dados, wikis ou sistemas de gestão do conhecimento.

A disseminação é uma etapa crítica, pois lições aprendidas só geram valor quando são acessadas e aplicadas. Ela pode ser feita de duas formas:

• Ativa – As lições são proativamente compartilhadas com usuários potenciais por meio de treinamentos, reuniões ou notificações personalizadas.
• Passiva – As lições ficam disponíveis em repositórios para consulta conforme necessário.

Uma abordagem eficaz envolve a integração das lições aprendidas em processos organizacionais, como:

• Onboarding e treinamentos – Incorporar as lições nos materiais de capacitação.
• Mentoria e comunidades de prática – Facilitar a troca de conhecimento entre profissionais experientes e novos colaboradores.
• Ferramentas inteligentes – Utilizar IA e mineração de dados para sugerir lições aprendidas contextualmente, reduzindo a necessidade de buscas manuais.

Para que as lições aprendidas realmente impactem a organização, é necessário garantir sua internalização e aplicação. Isso envolve a criação de novos processos, ajustes em políticas organizacionais e a incorporação das lições aprendidas nas rotinas diárias.

Segundo King (2009), a implementação bem-sucedida ocorre quando as lições aprendidas são codificadas em rotinas organizacionais, resultando em mudanças estruturais, como:

• Revisão de manuais e políticas internas.
• Atualização de conteúdos de treinamento.
• Mudanças em critérios de promoção e reconhecimento.

A aprendizagem organizacional ocorre tanto por meio da exploração, que incentiva a experimentação, quanto pela exploração da experiência, que promove a confiabilidade e eficiência operacional. Esse equilíbrio entre inovação e eficiência é essencial para transformar as lições aprendidas em um diferencial competitivo.

Embora o modelo “genérico” proposto por Dalkir (2023) seja abrangente, o avanço da IA pode reduzir significativamente a necessidade de intervenção manual em algumas etapas. Assim, a adoção de ferramentas inteligentes pode tornar o ciclo de lições aprendidas mais ágil, eficiente e escalável, especialmente em organizações que lidam com grandes volumes de dados e experiências organizacionais, os quais precisam ser estruturados e aplicados para se tornarem conhecimento organizacional.

A aplicação da inteligência artificial na gestão de lições aprendidas pode otimizar atividades que tradicionalmente demandam tempo e esforço humano. A IA pode, por exemplo:

• Automatizar a verificação e validação: Utilizando algoritmos para cruzar informações, analisar padrões e sugerir a confiabilidade de uma lição aprendida com base em dados históricos e avaliações anteriores.
• Facilitar o armazenamento e a recuperação: Aplicando técnicas de NLP (Processamento de Linguagem Natural) e RAG (Retrieval-Augmented Generation) para organizar e indexar lições aprendidas automaticamente, reduzindo a necessidade de categorização manual.
• Disseminação inteligente: Sistemas podem sugerir proativamente lições aprendidas relevantes de forma contextualizada, conforme a equipe trabalha em tarefas semelhantes a desafios passados, evitando que o conhecimento fique perdido em um repositório passivo.

Leia mais na flexM4i sobre: 

• a importância do clima organizacional para inovação, que auxilia a socialização do conhecimento.
• a seção “Métodos e ferramentas relacionadas com o desenvolvimento de FMEA” mostra que o FMEA pode ser utilizado para registrar lições aprendidas.
• na seção citada, são indicadas fontes de lições aprendidas públicas, como a da NASA.
• a seção “Gates (revisões de fases) de projetos” tem um tópico sobre lições aprendidas, que complementa alguns dos aspectos citados nesta seção.
• a seção “Gestão de riscos da inovação” indica a importância das lições aprendidas na atividade de “registro e relato” do risco e ações tomadas, dentro do processo genérico de gestão de riscos.

Em diversas práticas de gestão da inovação apresentadas na flexM4i, indicamos a importância das lições aprendidas, tais como: 

• Metodologia para conexão com startups
• Catchball
• Plano de controle
•  Ambidestria Organizacional
• Gestão de stakeholders
• Matriz X (Hoshin Kanri)

Uma outra fonte “pública” de lições aprendidas são os processos de consulta de patentes, como explicamos em “Busca e registro de patentes”.

O autor desta seção tem experiência com gestão de conhecimentos em desenvolvimento de produtos e alguma experiência com o registro e recuperação de lições aprendidas.

Após a leitura e destaque de alguns trechos das referências bibliográficas, foi solicitado que o chatGPT realizasse um sumário inicial desta seção, que foi modificado 9 vezes ao longo do desenvolvimento desta seção.

Para a confecção de cada tópico foi desenvolvido um prompt inicial com trechos de publicações. Alguns tópicos foram cancelados e outros unificados em um único tópico. Foram realizadas mais de 80 interações com o chatGPT até o resultado final, que depois foi avaliado pelo chatGPT. Em cima das críticas sobre redundâncias e pontos falhos, o autor realizou a edição final. Este procedimento demorou 18 horas em 4 dias de trabalho.

Algumas referências levantadas posteriormente foram adicionadas ao chatGPT para que ele fizesse sugestões de possíveis modificações. Não foi solicitado para que ele escrevesse nada. O autor, com base nos textos e nas sugestões do chatGPT decidiu o que fazer e realizou alguns ajustes.

As ferramentas citadas no tópico “Softwares para apoiar as lições aprendidas” da seção “Lições aprendidas: métodos e ferramentas” foram inicialmente sugeridas pelo chatGPT. O autor entrou nos websites dessas ferramentas e avaliou a pertinência de elas terem sido citadas. Durante essa análise, foram identificadas outras ferramentas, que foram confrontadas com o chatGPT. Foram realizadas mais de 20 interações adicionais e estudos das ferramentas para se chegar na lista final apresentada.

Qualquer sugestão de alguma mudança, de alguma referência adicional que seja essencial  ou de uma outra ferramenta pode ser enviada ao email da [email protected]

Este tópico de referências é comum para as três seções sobre lições aprendidas.

Dalkir, K. (2023). Knowledge Management in Theory and Practice. 4th edition. MIT Press. Cambridge, Massachusetts.  

Duffield, S., & Whitty, S. J. (2016). How to apply the Systemic Lessons Learned Knowledge model to wire an organisation for the capability of storytelling. International Journal of Project Management, 34(3), 429–443. https://doi.org/10.1016/j.ijproman.2015.11.004

Edmondson, Amy (2023). Right Kind of Wrong: The Science of Failing Well. Atria Books.

Hansen, M. T., Nohria, N., & Tierney, T. (2005). What’s your strategy for managing knowledge. Knowledge Management: Critical Perspectives on Business and Management, 77(2), 1–10.

King, W. (Ed.). (2009). Knowledge management and organizational learning. Annals of Information Systems, 4, 3–13.

Maier, E. & Reimer, U. (2018). Digital Change—New Opportunities and Challenges for Tapping Experience and Lessons Learned for Organisational Value Creation. In: North, K., Maier, R., Haas, O. (eds) Knowledge Management in Digital Change. Progress in IS. Springer, Cham. https://doi.org/10.1007/978-3-319-73546-7_5

Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1995). The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford University Press.

Schwaber, K. & Sutherland, J. (2020). The scrum guide. The definitive guide to scrum: The rules of the game. Scrum. org, 268, 19.