Glossário: Tailoring

Tailoring traduzindo para o português é customizar algo, às vezes adaptar.

O uso tradicional deste termo em inglês remete a um alfaiate (tailor que faz uma roupa sob medida para alguma pessoa).

Na área de negócios, este termo está relacionado com a customização ou adaptação de uma metodologia ou de um processo para atender às especificidades de um contexto, ou em outras palavras para se adaptar aos fatores contextuais.

Continuaremos a usar este termo em inglês porque ele já se tornou um jargão na área de gestão de projetos, de processos e da inovação. Mas também é possível utilizar os seguintes termos em português configuração, adaptação ou mesmo estruturação.

Na gestão de projetos

“Tailoring é o processo de customização de uma metodologia de gerenciamento de projetos, utilizando elementos que fornecem processos, ferramentas e técnicas mais adequadas para aquela organização em particular” (Whitaker, 2014).

“Tailoring é o processo de adaptação/customização de modelos de gerenciamento de projetos por meio da análise de práticas, ambiente e agilidade, a fim de identificar os elementos mais adequados para atender às necessidades específicas de um projeto de acordo com suas características, objetivo e contexto organizacional, e assim, alinhar a gestão dos projetos com a estratégia de negócios da empresa.” (Bianchi, 2022).

“Tailoring é a adaptação deliberada da abordagem, governança e processos de gerenciamento de projetos para torná-los mais adequados ao ambiente específico e ao trabalho em questão”. (PMI, 2021)

Isso ocorre quando a gestão de projetos (planejamento, execução e controle) utiliza como base uma referência como o PMBOK (project management body of knowledge) ou um processo de referência (modelo de processo) de uma empresa.

Tailoring considera o contexto e objetivos do projeto, que inclui:

as necessidades e dores dos stakeholders;
a governança;
a características e complexidade do ambiente (interno e externo);
os resultados esperados (produto do projeto); entre outros fatores contextuais.

Tailoring seleciona:

a abordagem de desenvolvimento: adaptativa (ágil), preditiva (“tradicional”) ou híbrida;
os processos de gestão de projetos;
o ciclo de vida do projeto: suas fases (veja a definição de fase de um projeto);
as entregas; e
a escolha das pessoas (stakeholders) que devem ser engajadas.

Leia mais sobre como engajar os stakeholders.

Tailoring deve utilizar o princípio de selecionar de uma metodologia ou processo “apenas o suficiente” em termos de processos e recursos para alcançar o resultado desejado, a, assim, evitar desperdícios.

Tailoring sempre é necessário porque todo projeto é sempre único (veja a definição de projeto).

Segundo o PMI (2021) ..

“A alternativa ao Tailoring é usar um framework ou metodologia não modificada. Existem muitas metodologias disponíveis que fornecem descrições de processos, fases, métodos, artefatos e modelos a serem utilizados na gestão de projetos.”

Algumas empresas podem decidir utilizar essas metodologias sem customizá-las (tailoring) ao seu contexto. Isso pode ocorrer em empresas com um baixo nível de maturidade, que não se acham capazes de customizar as metodologias.

No entanto, continua o PMI (2021) …

“A maioria dessas metodologias tem instruções claras que afirmam que não devem ser aplicadas rigorosamente, mas devem ser sujeitas a um processo de tailoring para determinar quais os elementos são mais apropriados, dado o tipo, tamanho e complexidade específicas do projeto. Alguns profissionais inexperientes tentam aplicar a metodologia literalmente, independentemente do tamanho, complexidade, duração ou contexto organizacional do projeto.”

Na engenharia de sistemas (systems engineering)

Existem muitos padrões e manuais que apresentam (“prescrevem”?) modelos de ciclo de vida e processos de engenharia de sistemas. Contudo, na maioria dos casos, esses modelos ou processos não podem ser aplicados diretamente em uma determinada organização ou projeto. Geralmente há necessidade de customizá-los (tailoring) ao projeto, organização, ambiente ou a outros fatores situacionais específicos (Walden/INCOSE, 2023).

“O princípio por trás do tailoring é customizar os processos para garantir que atendam às necessidades de uma organização ou projeto, ao mesmo tempo em que são dimensionados para um nível de rigor que permite que as atividades do ciclo de vida do sistema sejam executadas com um nível de risco aceitável.” (Walden/INCOSE, 2023).

Podemos aplicar diferentes níveis de formalismo nos processos, dependendo da fase do ciclo de vida do sistema:

nas fases iniciais com muitas incertezas podemos utilizar processos menos formalizados para não limitar a criatividade e flexibilidade de pivotar de rumo.
nas fases finais, quando ocorrem atividades de detalhamento do design e certificação do produto e processo, devemos usar processos mais formalizados. Em alguns setores, tais como os de equipamentos médicos, farmacêutico e aeronáutico (entre outros), os processos formais são exigidos (normatizados) por órgãos reguladores.

O tailoring define o formalismo apropriado considerando o risco de aumentar os custos (ou o tempo, que é associado aos custos) devido:

(no caso de processos com baixo grau de formalidade) a problemas de integridade do sistema / produto, pois deve ocorrer retrabalhos, erros, falta de comunicação etc.
(no caso de processos com elevado grau de formalidade) aos custos associados de se seguir um processo formal, pois ocorrem atrasos e desperdícios causados por excesso de procedimentos, realização de atividades que não agregam valor e desnecessárias, excesso de detalhamento etc.

A quantidade correta de customização (tailoring) do processo pode determinar um custo mínimo de um projeto, que utilize o processo (metodologia) customizado como referência, como ilustra a próxima figura.

Figura 999: trade-off do grau de formalidade de um processo de inovação
Fonte: adaptado de Walden, D. D./INCOSE (2023)

Além disso, no caso de processos de gestão do ciclo de vida de produtos, o tailoring pode ocorrer dinamicamente ao longo da vida do sistema, dependendo de mudanças no macro ambiente contextual (PESTEL), que resultam em novas incertezas e riscos. Portanto, a situação contextual deve ser continuamente monitorada e os processos devem ser adaptados (tailoring) conforme necessário.

Bianchi, M. J. (2022). Recomendação de práticas de gestão de projetos baseadas em algoritmos e evidência científica: contribuições para proposição de modelos híbridos e tailoring. Tese de Doutorado, Escola de Engenharia de São Carlos, Universidade de São Paulo, São Carlos. doi:10.11606/T.18.2022.tde-31052022-135802. Recuperado em 2024-08-27, de www.teses.usp.br

PMI (2021). PMBoK Guide – A guide to the project Management body of knowledge. 7th. ed. Project Management Institute, Inc. Newtown Square, PA.

Walden, D. D./INCOSE (2023). Systems engineering handbook: A guide for system life cycle processes and activities. 5th edition. Incose. Wiley

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