flexM4I > abordagens e  práticas > Diretrizes para reuniões produtivas (versão 1.0)
Autoria: Henrique Rozenfeld (roz@usp.br)

Introdução

Realizar reuniões produtivas exige um planejamento cuidadoso e uma execução organizada. Apresentamos aqui um conjunto de diretrizes estruturadas para ajudar na condução de reuniões produtivas. Seguindo estas diretrizes, as reuniões podem ser mais eficientes e eficazes, evitando desperdício de tempo e garantindo que os objetivos sejam atingidos.

Adapte essas diretrizes de acordo com o método / ferramenta de inovação adotado e a cultura da sua empresa.

Preparação da reunião

A preparação adequada é essencial para garantir que a reunião seja produtiva e atinja os objetivos. Essa atividade inclui os seguintes passos:

• Definir o objetivo e tipo de reunião: Determine se a reunião é voltada para a tomada de decisões, trabalho colaborativo ou outra finalidade. Reuniões de decisão podem envolver um grupo maior, enquanto reuniões de trabalho devem ser mais enxutas (até 10 pessoas) para garantir eficácia.
• Definir os participantes: Convide apenas as pessoas necessárias para atingir o objetivo da reunião. Pense no papel de cada pessoa na reunião e por que sua presença é importante, seja para contribuir, decidir ou executar tarefas.
• Convidar as pessoas: Após definir os participantes, envie os convites com a devida antecedência para que todos possam se organizar.
• Estabelecer a agenda (data): Escolha a data da reunião, garantindo que todos os envolvidos estejam disponíveis.
• Preparar a pauta: A pauta deve ser simples e clara, incluir todos os tópicos a serem discutidos, além de identificar o tempo estimado para cada item. Enviar a pauta antecipadamente permite que os participantes se preparem adequadamente.
• Enviar informações necessárias e solicitar preparação prévia: Proporcione aos participantes todos os documentos, relatórios ou informações relevantes antes da reunião. Além disso, especifique claramente quais informações ou dados eles devem trazer para contribuir para a discussão. Indique também materiais de leitura ou estudo que sejam importantes para a produtividade da reunião, garantindo que todos estejam devidamente preparados para os tópicos da pauta.

Preparação do local e recursos

• Verificação antecipada: Prepare o local com todos os recursos técnicos necessários, como equipamentos audiovisuais e materiais de apoio. Teste os equipamentos antes do início para evitar atrasos. Além disso, certifique-se de que todos os materiais, como apresentações de slides, documentos ou relatórios, estejam previamente carregados e prontos para serem utilizados nos equipamentos, garantindo que o conteúdo possa ser apresentado sem interrupções.
• Conforto dos participantes: Assegure-se de que o local seja confortável, com cadeiras adequadas, temperatura controlada (ar-condicionado ou ventilação), e boa iluminação. Esses fatores impactam diretamente na atenção e produtividade dos participantes.
• Acessibilidade: Verifique se o local está adequado para atender participantes com necessidades especiais, garantindo que haja acessibilidade, como rampas, elevadores, ou cadeiras adaptadas.
• Alimentação e bebidas: Dependendo da duração da reunião, considere oferecer café, água, ou pequenos lanches para manter os participantes bem-dispostos e focados.

Pontualidade e disciplina

• Início pontual: Reuniões devem começar no horário previsto, sem esperar por atrasos.
• Cultura da pontualidade: Atrasos podem gerar um efeito de “bola de neve”, prejudicando toda a reunião.

Discussão inicial da pauta e metas de tempo

• Ajuste da pauta: No início da reunião, discuta brevemente a pauta, permitindo que os participantes façam ajustes ou tirem dúvidas.
• Metas claras: Certifique-se de que os objetivos da reunião estejam bem definidos e acordados entre todos.
• Tempo para cada assunto: Definir o tempo de discussão para cada tópico é essencial. Caso um tópico ultrapasse o tempo previsto, deve-se decidir se o debate será adiado ou se outro assunto da pauta será comprometido.

Coordenação e facilitação

• Papel do coordenador: O coordenador tem a responsabilidade de garantir que a pauta seja seguida, que os objetivos da reunião sejam alcançados, e que o tempo para cada tópico seja respeitado. O coordenador também pode decidir, quando necessário, ajustar o tempo dos tópicos ou adiar discussões para garantir o bom andamento da reunião.
• Papel do facilitador: Quando necessário, o facilitador utiliza técnicas ou dinâmicas para melhorar a interação entre os participantes. Essas dinâmicas podem incluir brainstorming, atividades em grupos menores ou outros métodos que incentivem a colaboração e a criatividade.
• Monitoramento do tempo: O coordenador deve designar um participante como timekeeper, que será responsável por monitorar o tempo e avisar o grupo quando o limite de um tópico estiver próximo. O monitoramento constante do tempo ajuda a garantir que os debates não se prolonguem além do previsto, mantendo a reunião dentro do tempo planejado. O timekeeper não tem o poder de ajustar a pauta, mas facilita o cumprimento dos prazos.

Registro de ata

• Designação de um relator: Desde o início da reunião, alguém deve ser responsável por registrar a ata da reunião, que deve incluir:
  • Data, local, duração, participantes e ausentes (com justificativa?);
  • Pauta;
  • Discussão dos principais tópicos;
  • Decisões e ações acordadas, com prazos e responsáveis;
  • Documentos anexos.
• Transparência no registro: Uma boa prática é manter uma lista visível com as decisões tomadas durante a reunião, evitando mal-entendidos.
• Distribuição: A ata deve ser distribuída a todos os participantes e outros stakeholders interessados no objetivo da reunião.

Ambiente favorável à livre expressão

• Participação ativa: Tanto o coordenador quanto o facilitador devem garantir que todos os participantes tenham espaço para expressar suas opiniões, incentivando especialmente aqueles que são mais tímidos ou reticentes. Ambos devem estar atentos para garantir que opiniões divergentes sejam ouvidas e valorizadas.
• Técnicas de facilitação: Dependendo do tipo de reunião, o facilitador pode utilizar dinâmicas para promover uma interação mais ativa e criativa. Isso pode incluir a divisão em grupos menores, utilização de jogos ou atividades de brainstorming, para criar um ambiente mais descontraído e participativo.

• Clima de trabalho e cultura: A criação de um ambiente realmente favorável à livre expressão depende não apenas das técnicas utilizadas na reunião, mas também da cultura e do clima de trabalho da organização. Uma cultura que promove a segurança psicológica, onde os indivíduos se sentem confortáveis para expressar suas ideias sem medo de repercussões negativas, é fundamental para o sucesso dessas práticas.
• Estilo de liderança: O estilo de liderança do coordenador desempenha um papel central. Um coordenador que delega funções e tarefas com confiança, e que esteja disposto a abraçar a incerteza e os riscos associados à inovação, cria um ambiente no qual novas ideias podem florescer. Esse estilo de liderança, que não teme experimentar e correr riscos, é essencial para explorar soluções inovadoras e fomentar a criatividade.